Les examens périodiques vous aideront à suivre et à documenter la progression du projet pilote dans un environnement d’équipe, à prendre des décisions en temps réel et à pivoter si nécessaire, et à partager les apprentissages au sein de l’équipe de projet.

De nombreuses équipes d’innovation permettent que la gestion de leur projet pilote soit dominée par les exigences des bailleurs de fonds ; Le rapport est basé sur « ce que le donateur veut » et il est souvent laissé à une seule personne de recueillir les informations et de les communiquer au « chef de projet » et au « donateur ». Ce processus nuit à l’agilité et à l’inclusivité. Cela signifie que vous êtes constamment guidé par vos objectifs et votre plan d’activité initiaux, qu’ils soient encore valides ou non.

Les examens périodiques sont conçus comme une séance d’équipe interactive, où vous vous réunissez (en face à face dans la mesure du possible, mais si ce n’est pas le cas, cela peut se faire en ligne ou par téléphone) pour passer par un processus d’examen structuré. Nous vous recommandons de le faire tous les mois, et au moins tous les trimestres.

Réservez 2 à 3 heures pendant lesquelles vous pourrez tous vous libérer de l’activité quotidienne du pilote et réfléchir à la façon dont les choses se passent et à ce que vous devrez peut-être changer. C’est l’occasion de parler de ce qui s’est passé et de planifier la prochaine période. Il générera de l’information pour la production de rapports et la planification, mais surtout, c’est l’occasion de réfléchir à l’objectif du projet pilote, à votre théorie du changement et à vos convictions fondamentales au sujet de l’innovation – et de voir si de nouvelles recherches et de nouveaux apprentissages vous obligent à pivoter.

Enfin, la documentation de ce processus fournit des informations et des enseignements essentiels qui peuvent être utilisés pour comprendre le parcours d’innovation, pourquoi les décisions ont été prises et améliorer la pratique. En discutant des éléments suivants et en documentant votre apprentissage et vos décisions, vous pourrez vous adapter à votre projet et à votre équipe de conserver et de s’approprier la vision de ce que vous essayez d’accomplir. Les principales caractéristiques qui devraient être couvertes sont les suivantes :

• Principales réalisations de la période précédente
• Principaux défis de la période précédente
• Tout changement dans le contexte
• Résultats des commentaires des utilisateurs et de toutes les activités de recherche et d’apprentissage
• Décisions quant à savoir si des changements sont nécessaires et si vous devez vous adapter
• Principaux objectifs pour la période à venir