Recopilar comentarios de los usuarios sobre su innovación a lo largo del piloto es fundamental para guiar las actividades en curso y garantizar que sea responsable ante los usuarios y los grupos objetivo. Llevar a cabo revisiones periódicas con su equipo durante la implementación del proyecto también es una forma importante de realizar un seguimiento del progreso y comprender cuándo podría necesitar pivotar.
Los sistemas de monitoreo y rendición de cuentas nos permiten aprender en tiempo real, cambiar de dirección, o «pivotar», cuando sea necesario, y capturar esto para el aprendizaje futuro. Como se indicó en la introducción de este módulo, recomendamos encarecidamente que se establezca un flujo de trabajo sólido de Investigación y Aprendizaje junto con estas actividades para informar aún más el monitoreo, la rendición de cuentas y la iteración del proyecto. Tanto las herramientas de esta línea de trabajo como su trabajo en la línea de trabajo de Investigación y Aprendizaje lo ayudarán a involucrar a su grupo objetivo y otras partes interesadas y crear ciclos de retroalimentación dinámicos.
Revisión periódica
Las revisiones periódicas lo ayudarán a realizar un seguimiento y documentar el progreso del piloto en un entorno de equipo, a tomar decisiones en tiempo real y pivotar cuando sea necesario, y a compartir el aprendizaje en todo el equipo del proyecto.
Muchos equipos de innovación permiten que la gestión de su piloto esté dominada por los requisitos de los financiadores; Los informes se basan en "lo que quiere el donante" y, a menudo, se deja que una persona recopile la información y la informe al "líder del proyecto" y al "donante". Este proceso socava la agilidad y la inclusión. Significa que estás constantemente impulsado por tus objetivos originales y tu plan de actividades, ya sea que sigan siendo válidos o no.
Las revisiones periódicas están pensadas como una sesión de equipo interactiva, donde se reúnen (cara a cara siempre que sea posible, pero si no, se puede hacer en línea o por teléfono) para pasar por un proceso de revisión estructurado. Le recomendamos que lo haga mensualmente, y al menos cada trimestre.
Reserve 2-3 horas en las que todos puedan liberarse de la actividad diaria minuto a minuto del piloto y reflexionar sobre cómo van las cosas y qué podría necesitar cambiar. Esta es una oportunidad para hablar sobre lo que ha sucedido y planificar el próximo período. Generará información para la elaboración de informes y la planificación, pero lo más importante es que es un momento para reflexionar sobre el propósito del piloto, su Teoría del Cambio y sus creencias fundamentales sobre la innovación, y para ver si la nueva investigación y el aprendizaje requieren que pivote.
Finalmente, documentar este proceso proporciona información crítica y aprendizaje que se puede utilizar para comprender el viaje de innovación, por qué se tomaron las decisiones y mejorar la práctica. Discutir los siguientes elementos y documentar su aprendizaje y decisiones permitirá que su proyecto se adapte y que su equipo retenga y se apropie de la visión de lo que está tratando de lograr. Las características clave que deben cubrirse son:
- Principales logros en el período anterior
- Principales retos del periodo anterior
- Cualquier cambio en el contexto
- Resultados de los comentarios de los usuarios y todas las actividades de investigación y aprendizaje
- Decisiones sobre si se requieren cambios y si necesita pivotar
- Objetivos clave para el próximo período